biuronetnew-blog

Mimo że używamy w naszych biurach rozmaitych urządzeń elektronicznych, wciąż nie udało nam się w pełni opanować papierowej dokumentacji, która piętrzy się na biurkach i stale dopomina o posprzątanie. Co zrobić, aby osiągnąć ten z pozoru niemożliwy cel? W większych przedsiębiorstwach 75% do 90% dokumentacji powstaje jedynie do użytku wewnętrznego i nigdy nie opuszcza firmy. Zasadniczo wszystkie te informacje tworzone są najpierw w formie elektronicznej i mogłyby przy niej pozostać. Elektroniczny dokument nie zajmuje fizycznej przestrzeni, jest go bardzo łatwo zarchiwizować, znaleźć nawet po kilku latach i przesłać do dowolnego działu. Nie powoduje kosztów druku, nie wymaga wycięcia drzew. I wreszcie… nie leży na biurku, gdzie każdy może go obejrzeć, zabrać lub zalać kawą. Ilość dokumentów papierowych skłania do przypuszczeń, że człowiek nie nadążył za tworzoną przez siebie technologią.

Rzeczywistość biurowa

Pod względem wydruków, mała firma zatrudniająca 10 pracowników, nie różni się zbytnio od supernowoczesnej korporacji. W obu potrzebne są precyzyjne decyzje, podpisy, wytyczne – bez nich niemożliwe byłoby określenie odpowiedzialności za konkretne zadanie. Poza tym spora część kadry kierowniczej woli czytać papierowy wydruk niż otwierać plik PDF na laptopie. Dochodzi więc do sytuacji, w której pracownik przygotowuje plan działania korzystając z komputera, potem drukuje go i w wersji papierowej przynosi do przełożonego. Ten z kolei zaznacza flamastrem swoje zdanie i dopisuje długopisem informacje o tym, jakie poprawki wprowadzić. Pracownik korzystając z tak poprawionego dokumentu papierowego, uzupełnia własną wersję elektroniczną. Sytuacja komplikuje się, gdy wersji planu jest więcej, do szefa przychodzi z różnymi pomysłami kilkoro podwładnych, a on sam konsultuje się z prawnikiem i prokurentem. Najgorzej jest, kiedy firma spotyka się z nowym dla siebie wyzwaniem. Liczba dokumentów gwałtownie rośnie, podobnie jak ich znaczenie i trudności w przypadku pomyłki. Rozsądni pracownicy są na taką sytuację przygotowani.

Biurko przystosowane

Puste biurko, na którym stoją samotny laptop i butelka wody mineralnej jest może i estetyczne, ale całkowicie nierealne. W miejscu pracy pojawiają się wydruki, foldery, kartki z notatkami, faktury i rozmaite inne papiery. Jeśli leżą bezładnie, wyglądają mało profesjonalnie, w dodatku bardzo trudno cokolwiek w takim nieładzie znaleźć. Tymczasem wystarczy zainwestować kilkadziesiąt złotych w stanowisko pracy, aby każdy pracownik (ale również szef) miał zapewnione narzędzia do porządkowania dokumentacji. Co może się przydać w biurze?

• 

  Uchwyt na dokumenty mocowany do monitora

  Uchwyt na listę zadań – optymalnie jeśli jest przypięty do monitora w taki sposób, by móc odwrócić go w stronę osoby stojącej przy biurku. Ewentualnie może tez mieć własny wysięgnik mocowany do blatu biurka. Kartka na sztywnej podkładce lub urządzenie z ekranem dotykowym pozwalają zapisywać zadania zarówno samemu pracownikowi, jak i przełożonemu. Ponadto są sygnałem dla tego drugiego, że pracownik ma co robić i nie ma potrzeby obarczać go dodatkowymi zadaniami. Uchwyt na listę zadań jest niezbędny zwłaszcza w firmach o bardziej rozbudowanej hierarchii.

• Szufladki biurowe – lekkie, półprzezroczyste szufladki pozwalają poszeregować dokumenty według przeznaczenia lub czasu kiedy należy się nimi zająć. Bardzo ułatwiają prace z dużą ilością dokumentacji, np. umów ze zleceniobiorcami, agentami.
• Przybornik – w pracy biurowej wykorzystywane jest wiele drobnych, łatwych do zgubienia przedmiotów. Spinacze biurowe, długopisy, pendrive’y, klucze do różnych pomieszczeń, naklejki, zakładki, flamastry, pinezki… Lista jest praktycznie nieograniczona. Wszystko to powinno znaleźć się w przyborniku, najlepiej trwale przymocowanym do biurka i nie pozwalającym na przypadkowe zrzucenie. Pełna oferta przyborników jest dostępna tutaj.
• Uchwyt na kubek – kojarzy się bardziej z samochodem lub rowerem, ale nieźle sprawdza się także w biurze. Nawet w przypadku nerwowej atmosfery nie pozwala rozlać kawy na cenne dokumenty.
• Uchwyty na kable, słuchawki, mikrofony – cześć biurek jest w nie wyposażona od początku, we wszystkich pozostałych są bardzo potrzebne.

Likwidują plątaninę kabli, dzięki czemu pozwalają na komfortową pracę w estetycznym miejscu.

Elastyczność

Dział, który dziś nie ma zbyt wiele do roboty, jutro może mieć jej nadmiar. W firmie zdarza się bardzo wiele nieszablonowych sytuacji. Pojawiają się dokumenty związane z praktykantami, kontrolą skarbową, rekrutacją, obchodami święta. Wszystkie one muszą znaleźć swoje miejsce, którego nie przewidziano dla nich wcześniej. Dlatego dobrze wyposażone biuro ma zapas uchwytów biurowych, a pracownicy są poinformowani gdzie można takie znaleźć i gdzie odłożyć chwilowo niepotrzebne akcesoria. Nie wszystkie biurka w firmie muszą wyglądać tak samo. Pracownicy maja różne obowiązki i jeszcze bardziej odmienne upodobania. Jeśli danej osobie potrzebny jest uchwyt po to by trzymać na biurku zdjęcie ukochanej osoby, dlaczego nie miałaby tego robić? Póki twoja firma nie przejdzie całkowicie na komunikację elektroniczną, uchwyty biurowe będą niezbędne by utrzymać porządek i poprawić ergonomię pracy. Kiedy zdecydujesz się przenieść obieg dokumentów do sieci wewnętrznej, zadbaj za to, by na biurkach pracowników pojawiły się uchwyty na tablety i tablice interaktywne.